L’organizzazione dell’editor freelance

Sono una editor digitale – leggo e correggo manoscritti al computer –, tuttavia conservo ancora abitudini analogiche: disegno schemi e schizzi, attacco post-it sulla parete, scrivo a mano le bozze degli articoli. E, dalla fine dello scorso anno, organizzo il lavoro con coloratissimi planner.

La mia avventura è cominciata con una agenda del brand australiano Kikki.K, che mi ha subito conquistata per il design minimale e la comunicazione brillante, a cui sono seguite altre quattro sorelle, che uso per attività differenti. Ci sono così affezionata che ho dato loro dei nomi: Bruce, Seung-hyun, Sousuke, Harley e Mulan.

Come utilizzo due planner

Per gestire la mia “piccola impresa” ho scelto due planner formato A5.

In quello giallo (Seung-hyun), c’è una to do list generale; il calendario settimanale, dove scrivo gli appuntamenti e le cose da fare giorno per giorno; quello mensile per le scadenze, le trasferte e le date di inizio e fine di ogni progetto; una sezione riassuntiva dedicata all’editing – con la lista di autori e testi a cui sto lavorando – e a The Sign of the Two, con gli articoli da scrivere, gli argomenti da approfondire, le idee e le annotazioni; una sezione progetti e una dedicata al blogging, divisa in A Study in Blue e Diario di Pensieri Persi; infine, una sezione personale – che contiene liste di libri, serie tv, anime e password – e una dedicata alle spese.

Invece, quello color pesca (Mulan) è un business planner. La prima cosa che si incontra è una tabella oraria mensile, dove a fine giornata segno quante ore ho lavorato e per quale progetto (ne ospita al massimo dieci). A fine mese questo metodo mi permette di sapere se ho lavorato troppo, troppo poco o il giusto, e se ho trascurato qualche manoscritto. La seconda sezione è dedicata al mio lavoro di editor e consulente: all’inizio si trovano le schede dei romanzi che sto editando (titolo, autore, annotazioni che aggiungo a ogni nuova revisione), poi delle tab per consulenze, preventivi e pagamenti. È divisa nello stesso modo anche la sezione The Sign of the Two: prima le schede dei progetti in corso, poi preventivi, pagamenti e spese. La terza sezione ospita il mio business plan completo, mentre l’ultima è dedicata all’amministrazione e alla mia commercialista.

Perché mi sono convertita al planning

Uno degli obiettivi del 2015 era rispondere alle e-mail di lavoro più velocemente, entro ventiquattro ore quando possibile, e consegnare sempre i manoscritti per scrittori e case editrici prima della deadline stabilita. Mi sono impegnata e ci sono riuscita, sebbene sia lenta a scrivere anche un messaggio di posta elettronica.

Quest’anno, però, ho cominciato a lavorare a tempo pieno nel settore editoriale, ho aperto la Partita Iva e un’organizzazione più precisa e puntuale era necessaria, per gestire il numero sempre maggiore di clienti e per non dimenticare scadenze, tasse, documenti ecc.

Il planning ha rivoluzionato, in positivo, il mio lavoro: ho costruito una routine che funziona, ogni giorno so cosa devo fare, non rischio di dimenticarmi le cose o perderle nella confusione del mio studio e del desktop. Inoltre, durante periodi molto intensi come quello attuale, evito di sentirmi sopraffatta dalle tantissime cose da fare. Pianificando giornata per giornata, riesco a capire quanto e come posso lavorare, quali manoscritti posso accettare e quando cominciarli.

Quale agenda scegliere?

Per anni ho usato agende giornaliere, compresa la Moleskine, senza successo, perché non riuscivo a scriverci con costanza. Lo spazio c’era, sì, ma limitato a una giornata, quindi gli appunti “invecchiavano” con il procedere dell’anno. Invece, il grande pregio di un planner ad anelli è la personalizzazione: puoi organizzarlo come preferisci, a partire dalle sezioni fino ai refill, ovvero i fogli all’interno.

I brand che consiglio sono Kikki.K, che tuttavia spedisce da Singapore e Australia quindi al costo dell’agenda va aggiunto quello della dogana, e Filofax che trovi facilmente su Amazon a prezzo scontato. In entrambi i casi, i planner sono disponibili in tre formati: small/pocket, medium/personal, large/A5. Filofax produce anche A4, per chi soffre di incontinenza letteraria. Invece, se vuoi risparmiare, prova Collins o Paperchase.

I miei unicorni, ovvero i planner che desidero moltissimo e che (sfortunatamente) non sono ancora parte della famiglia:
Filofax The Original Nude A5
Kikki.K Stockholm Large Blue

Altre risorse utili

Una sola agenda non ti salverà. Quindi, se anche tu lavori molto sul web e stai appiccicato al computer per molte ore, ti consiglio alcune risorse per migliorare la tua organizzazione e aumentare la produttività, senza dover necessariamente lavorare di più.

Io edito sempre, e dico sempre, con la musica a tutto volume. Tuttavia, se non riesci a lavorare con persone che cantano in lingue diverse dalla tua, dovresti provare Noisli, una app fantastica, pur non originale, che riproduce suoni naturali che aiutano a rilassarsi o concentrarsi. Perfetta se non hai uno studio tuo, lontano dal mondo.

Sono disordinata e una accumulatrice seriale. Per fortuna c’è Pocket, che mi permette di salvare e archiviare gli articoli che leggo online, anche da dispositivi diversi, come tablet e cellulare.

Se anche tu ami le liste e non riesci a vivere senza, devi provare Trello, uno strumento utilissimo per organizzare progetti e attività, anche in condivisione con altre persone. Il profilo è diviso in bacheche, come Pinterest, all’interno delle quali puoi creare liste con titolo, descrizione e note. Sì, c’è l’applicazione per il cellulare, per quando sei fuori e non hai la signora agenda con te.

Se l’agenda è madre, Google è padre. Quando hai molti appuntamenti, l’ideale è Google Calendar che, sincronizzato su tutti i dispositivi, ti aiuta a non dimenticarli. Mentre, per avere a portata di WiFi documenti e file o per creare cartelle condivise con i tuoi collaboratori, c’è Google Drive. Io, per esempio, lo uso per The Sign of the Two con Chiara.